‘Werken waar het werken kan’ – herinrichting gemeentehuis Amstelveen

“Ons motto is ‘werken waar het werken kan’, dat kan bij je eigen afdeling, buiten, thuis of bij een andere afdeling. Dat is de basisgedachte voor de transformatie van het gemeentehuis in Amstelveen.”

Hans Schekermans, projectdirecteur bij de gemeente Amstelveen vertelt over de enorme transformatie van het interieur van het gemeentehuis in Amstelveen. Een transformatie die nog in volle gang is, maar waarvan de eerste fase in februari 2020 is opgeleverd.

Geen verhuisbeweging meer

“Onze organisatie is in beweging. Het nadeel van onze oude huisvesting was dat zodra een afdeling aan het uitbreiden was het niet paste in de kamers die er waren. Daardoor waren er constant verhuisbewegingen en dat brengt onrust.

We zijn met PD Group om de tafel gaan zitten om te kijken hoe het beter kon. Zo kwamen we tot de conclusie om te compartimenteren in kleine units zonder gangen. Daaraan is een vergaderreserveringssysteem en werkplekreserveringssysteem (TableAir) gekoppeld. Doordat dit systeem inzicht geeft waar ruimte is, bestaat de behoefte aan verhuizingen niet meer.”

De transformatie van het gemeentehuis in Amstelveen gaat in negen fases, verspreid over anderhalf jaar. “Dit doen we om overlast te voorkomen,” vertelt Hans. “Er wordt zo min mogelijk geboord en werkzaamheden die overlast veroorzaken worden uitgevoerd vóór 8.00u of na 16.00u.”

Vlekwerken

Bij de gemeente Amstelveen wordt gesproken van ‘vlekwerken’ in plaats van flexwerken. “Alle afdelingen zijn op een plek (een vlek) te vinden, maar hun medewerkers vinden hun eigen plek in de organisatie. De inrichting van de afdelingen voorkomt dat de mensen het gevoel hebben dat het vol is en verleidt en daagt uit te werken waar het kan.”

Werkplekken

Alle werkplekken bestaan uit elektrisch verstelbaar zit-sta meubilair met bewegingsstimulatie (via de TableAir app). De werkplekken zijn tevens voorzien van zichtbare reserveringssensoren en draadloze oplaadfunctie (Qi) voor mobiele telefoons.

Akoestiek

Hans vertelt hoe er vóór de herinrichting bij alle medewerkers is geïnventariseerd wat hun wensen en behoeften zijn. “Mensen gaven aan een goede akoestiek te willen op de werkvloer.” Akoestische maatregelen zijn verwerkt in de plafonds, de schermen tussen de zit-sta bureaus, de vloerbedekking, de groene roomdividers, de passages en zelfs de lockers hebben een akoestische bekleding.

Er was grote behoefte aan akoestische spreek- en vergaderruimtes. “Daar is naar geluisterd. In de eerste fase die is opgeleverd zijn nu zeven focusruimtes waar mensen ongestoord kunnen werken en zeven vergaderruimtes. In de volgende fases volgen er nog veel meer.”

No-show preventie

Hans vervolgt: “Alle spreek- en vergaderruimtes hebben een no-show preventie door TableAir, het geavanceerde werkplek- en vergaderruimte reserveringssysteem waarvan we gebruik maken. Mensen kunnen een werkplek, focusruimte of vergaderruimte van te voren reserveren. Dit kan via een app of door met een pasje te swipen over de sensor. Wanneer de afspraak om welke reden dan ook komt te vervallen en er wordt vergeten af te melden, dan geeft het systeem de werkplek of vergaderruimte automatisch vrij, zodat anderen ervan gebruik kunnen maken.”
Alle vergaderruimtes zijn voorzien van grote schermen, die device-onafhankelijk via WiFi gebruikt kunnen worden.

Koffietuin

Over het unieke concept ‘koffietuin’, dat wordt ingezet bij het gemeentehuis is Hans enthousiast. “De koffietuinen zijn meet and greet gebieden. Mensen kunnen er goede bonenkoffie met verse melk drinken, even kletsen, kort overleggen en ontspannen.”

De koffietuin met thema ‘beach’ is reeds opgeleverd bij fase 1. In totaal komen er zes koffietuinen, de thema’s die nog volgen zijn: future, luchtvaart, library, barista en Japanse tuin.

Lockers

Omdat er bij de gemeente Amstelveen wordt gewerkt volgens de ‘clean desk policy’ (aan het eind van de werkdag moet de werkplek neutraal worden achtergelaten) zijn er lockers geplaats waar medewerkers gebruik van kunnen maken. Hans legt uit: “Op elke afdeling komen lockers die mensen vrij mogen gebruiken. Niemand heeft een ‘eigen’ locker, maar je mag wel een locker zo lang gebruiken als je wilt. Dit maakt werken volgens de clean desk policy veel makkelijker.” De lockers zijn voorzien van lampjes (bezet/in gebruik) en kunnen zowel met een pasje als via de mobiele app gereserveerd worden.

Positieve feedback

“Iedereen die hier werkt is betrokken bij de herinrichting. Doordat we mensen actief hebben benaderd en gevraagd wat zij nodig hebben om goed te kunnen werken wordt de transformatie door iedereen als positief ervaren. Uiteraard blijven we met alle medewerkers in gesprek en werken we samen aan een prettige werkomgeving. Zo is er een ‘flex-etiquette’ die sociaal gedrag bevordert en starten we binnenkort met een gedragstraject.”